Häromdagen kom ett mejl från en kund: ”Jag har använt Spåra ändringar och stängt av det, men de röda strecken ligger kvar i kanten.” Den frågan har jag fått förut, så nu är det dags att reda ut begreppen.
Spåra ändringar är en fantastisk hjälpsam funktion för att samarbeta i dokument. Men det gäller att hålla tungan rätt i mun så du inte gör bort dig och får med oönskad information i ditt färdiga dokument.
Det som kan förvirra är du jobbar parallellt med tre olika komponenter, som kan kombineras på olika sätt. Alla finns på fliken Granska:
Spåren kan finnas utan att synas
Det är framför allt visningslägena (B) som kan förvirra. För att de är just visningslägen.
Tänk dig ett dokument där Spåra ändringar är, eller har varit aktiverat. Det finns massor av ändringar i texten, kanske från olika personer. I det läget får du helt olika upplevelse och information beroende på vilket visningsläge du har aktiverat :
- Enkel markering: du ser röda streck i marginalen överallt där någon ändrat.
- Alla markeringar: du ser ett färgglatt sammelsurium.
- Inga markeringar: du ser dokumentet som om alla föreslagna ändringar accepterats – som om ändringarna inte hade spårats.
- Ursprunglig version: du ser dokumentet som det såg ut innan någon ändrade en enda sak.
Klicka på bilden nedan så ser du det här i ett videoklipp. Det är ett avsnitt från min onlinekurs Jobba smart i Word:
Du styr bara ditt eget visningsläge
Som du säkert inser nu är det viktigt att kolla sina färdiga dokument – att spårningen verkligen är borta. Det räcker inte att sluta spåra ändringar och ändra till visningsläge Inga markeringar. Om någon annan öppnar filen med ett annat visningsläge syns de spårade ändringarna i alla fall.
För att spårningen ska försvinna måste du hantera ändringarna med Acceptera/Ignorera-knapparna. En i taget eller – om allt ser bra ut – alla på en gång.
Som ett sista kontrollsteg kan du gå till fliken Arkiv och välja Info > Kontrollera dokument. Där kan du söka efter ändringar och kommentarer och smidigt rensa allt.
Bli smartare i Word
Den lilla filmen är ett smakprov från min onlinekurs Jobba smart i Word. Kursen är till för dig som hanterar Word till vardags, men känner på dig att det finns mer att lära. Jag vågar lova att det gör det – och att det blir roligare att jobba ju mer du behärskar och får nytta av.
Kursen finns på Moderskeppet i gott sällskap av sisådär 500 andra kurser inom en rad olika programvaror och kompetensområden.
Mer kunskap i din inbox?
Ungefär en gång i månaden skickar jag ut ett nyhetsbrev. Det innehåller också tips för skrivande och smarta kontorsverktyg, och ibland några glimtar från aktuella uppdrag.
Nyhetsbrevet är förstås också en säker källa för att få veta när det är dags för nästa öppna Word-workshop.
[/fusion_text][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]
Vill du läsa mer om text?
Den här texten kommer från ett av mina nyhetsbrev. Det kan trilla ner även i din mejlbox någon gång i månaden om du vill.
