Långa lagerhyllor med trälådor. På framsidan på varje låda finns ifyllda och utskrivna formulär.

Jag samarbetar med kommunikationsbyrån Front i Borås. Ofta handlar det om uppdrag åt Fronts systerbolag Hydria Water, som utvecklar och säljer utrustning för vatten- och avloppsbranschen. Nyligen skapade vi tillsammans en smidig etikettlösning till lagret.

I Hydria Waters materiallager förändras ständigt artiklar och lagerplatser. Medarbetarna använde handskrivna tejpbitar och lappar för att märka upp men det blev ofta rörigt och otydligt. De sökte någon form av digital etikettlösning, men det var viktigt att behålla enkelheten: de behövde kunna redigera själva och skriva ut nya etiketter. Vi kom överens om att prova ett upplägg med PDF-formulär.

Ett formulär för varje lagerplats

För att passa olika artiklar och olika lagerplatser, pallar och hyllor behövs olika etikettstorlekar och olika antal fält att fylla i. Formgivaren Patrik tog fram en grund med Hydria Waters färger och typsnitt och skapade sedan alla varianter: allt från en enda till 16 etiketter per A4. Jag fick dem som PDF-dokument och lade till formulärfält i Adobe Acrobat. Sedan testade Andreas, montör på Hydria Water, utkasten för att se om fälten rymde rätt antal siffror och bokstäver.

Enkelt att använda

Nu finns alla etikettformulären i datorn på lagret. Alla som jobbar där kan lätt komma åt dem, öppna filen med önskat etikettformat och fylla i formulärfälten. På skärmen visas fälten med ljusblå färg men de syns inte vid utskrift:

en liggande design med likartade rutor, fyllda med formulärfält i olika storlekar.

Formulärfälten ger automatiskt rätt typsnitt och textfärg och det ifyllda arket skrivs ut direkt på färgskrivaren. De mindre etiketterna skärs och lamineras, medan större varianter stoppas i plastfickor.

Andreas ser flera fördelar med det nya arbetssättet:
– PDF-formulären är enkla att förstå och använda – just därför blir de använda! Det enhetliga utformningen gör det också lättare att hitta den artikel man söker, oavsett i vilket lager den finns.

Ladda ner ett formulär och testa själv

Krångla inte till det i onödan

Denna enkla form av digitalisering gör därmed stor skillnad i vardagen. Den tydliga kommunikationen kring behov och begränsningar gjorde att vi hamnade nästan rätt direkt. När formulären började användas hade jag och Andreas direktkontakt kring några mindre justeringar.

– Våra krav och önskemål förmedlades via Front, och Ulrika löste utmaningarna snabbt och bra. Framförallt var vi imponerade över hur fort det gick att få svar och uppdateringar.

Sådana här uppdrag är verkligen roliga – enkla lösningar som sparar tid och gör jobbet enklare. Dessutom visar det möjligheterna med Adobe Acrobat – en kontorskollega jag varmt rekommenderar.

Mer kunskap i din inbox?

Sådant här skriver jag om i mina nyhetsbrev, som jag skickar ut ungefär en gång i månaden. Där delar jag med mig om tips för skrivande och smarta kontorsverktyg, och ibland också med några glimtar från uppdrag jag jobbar med.

Välkommen som prenumerant!

Vill du läsa mer om text? 

Den här texten kommer från ett av mina nyhetsbrev. Det kan trilla ner även i din mejlbox någon gång i månaden om du vill.

Välkommen att prenumerera