Visa alla för att hitta fel i formateringen

Dagens knapp hittar du på Start-fliken. Den ser ut som ett bakvänt P:

När knappen är aktiverad är den grå som på bilden. Då ser du väldigt mycket mer än själva texten i ditt dokument.

Sådant är till exempel rad- och styckebrytningar, formatering, mellanslag, hårda/mjuka bindestreck och mellanslag, sid- och avsnittsbrytningar och liknande finesser. Därför kan knappen vara ett verktyg för att undersöka varför texten inte beter sig som du vill.

Ett exempel: Jag har skrivit följande text och vill göra den övre raden till en rubrik.

Jag ställer markören i början på den rad som ska bli rubrik, och trycker på formatmallen Rubrik 3. Då händer detta:

Samma förändring sker på båda raderna – både den tänkta rubriken och den tänkta brödtexten.

För att förstå varför trycker jag på knappen Visa dolda tecken, eller, som den egentligen heter, Visa alla:

Då ser jag detta:

När jag tittar noga ser jag att den första raden avslutas med en vinklad pil, och inte det tecken som står för styckebrytning. Den som skrivit har valt en ”tvingande radbrytning” genom att hålla nere skifttangenten och trycka Enter.

Det gör att allt ses som ett stycke. Om jag då ändrar formatering utan att markera exakt vilken del som ska ändras så kommer båda raderna att ändras.

Både ledtråd och säkerhetsåtgärd

Du kan alltså aktivera knappen för att förstå varför något beter sig oväntat. Ett annat bra användningsområde är att aktivera den i förebyggande syfte om du ska plocka bort onumrerade försättssidor i ett dokument. När olika delar av dokumentet har olika utseenden på sidhuvuden och sidfötter eller olika numrering finns nämligen avsnittsbrytningar. Att ta bort dem kan förändra sidhuvuden även på den del som är kvar.

Så här visas avsnittsbrytningen när du aktiverar knappen Visa alla:

Kan du Word på riktigt?

Detta är ett av många exempel på smarta verktyg som gör ditt arbete effektivare och dina dokument bättre. Jag håller ofta föreläsningar, workshoppar eller coachar grupper och enskilda på just det som de upplever svårt och som de har nytta av att kunna. Det går utmärkt att göra även på distans!