Brukar du samarbeta med andra via kommentarer i PDF? Kanske kan några av dessa verktyg också vara användbara?
Det finns mycket att tjäna på att jobba i samma fil, men det kan också bli ganska rörigt. Olika personer fokuserar på olika delar av dokumentet, och behöver ställa frågor och stämma av med någon annan, men inte alla. Vissa har synpunkter på innehållet, andra på språket.
När du hör “kommentarer i PDF” tänker du kanske – som jag – allra först på den här:
Om alla synpunkter, frågor och diskussioner sker i form av just gula pratbubblor blir det fort väldigt rörigt och svårt att överblicka. Då är det lätt att släppa samarbetet och börja använda versioner av dokumentet. Gör inte det!
Ta istället några minuter och vidga vyerna i Acrobat bortom den gula pratbubblan. Där finns nämligen mycket mer att upptäcka.
1. Använd flera markeringar
Utöver pratbubblan (som i själva verket heter Anteckning) finns fler sätt att markera. Om ditt förslag gäller ett ord eller en mening kan du markera just den texten, kanske infoga eller stryka över för att visa ett ändringsförslag. Till varje markering du gör skapas en kommentar där du kan förklara dina förslag.
2. Använd flera färger och/eller ikoner
Genom att högerklicka på en av dina markeringar kan du byta färg på den.
Detta är ett utmärkt sätt att hålla isär olika personers eller olika slags kommentarer. Som du ser kan du också byta ut själva ikonen. Kanske kan du behöva hejda kreativiteten lite här – varianterna får inte bli alltför många!
3. Sök och filtrera
Olika markeringar hjälper till rent visuellt – men de förbättrar också möjligheten att hitta vissa typer av kommentarer.
När du klickar på den lilla tratten ser du vilka typer och färger som förekommer i ditt dokument. Förutom författarnamn kan du använda typ och färg för att filtrera fram det du är ute efter.
Obs! Länken Radera allt innebär att du raderar filtreringen – inte kommentarerna!
Styr upp samarbetet från början
Som du märker är möjligheterna många, många fler än den gula pratbubblan. Men i ett samarbete gäller det ju att alla vet det – och att ni har en gemensam strategi.
Om du är den som delar ett dokument för samarbete, är mitt tips att du också styr upp hur ni ska kommentera och säkerställer att alla förstår hur de ska göra.
Visa de här tre tipsen på ett gemensamt möte och följ upp det med en kort instruktion om hur just ni ska använda färger och ikoner i ert samarbete!
Acrobat – en hjälpsam kollega
Just kommentarsverktyget finns faktiskt både i gratisprogrammet Acrobat Reader och i Acrobat Pro. Och i min sprillans nya onlinekurs om Acrobat Pro får du lära dig många fler finfina verktyg som förenklar din vardag och som hjälper dig att skapa snygga, lättnavigerade och tillgängliga PDF:er att dela med dig av till andra!
Kursen är 87 minuter lång och finns på Moderskeppet. Jag vågar lova att din nya kunskap kommer att betala sig redan första veckan!
Läs mer om kursen hos Moderskeppet och se ett provavsnitt!
Vill du läsa mer om text?
Den här texten kommer från ett av mina nyhetsbrev. Det kan trilla ner även i din mejlbox någon gång i månaden om du vill.
