En tyst men genial kollega

”Den kan vara dötrist och långtråkig och alldeles… alldeles underbar!”

Möjligen är det en av få gemensam nämnare för Askungebaler och Word-mallar. För många är Word-mallar något ganska grått och tråkigt. Loggan uppe i hörnet. Lite förifylld text. Kanske en sidfot.

Och visst, sådant är helt klart vanliga ingredienser i en mall. Men det är verkligen bara början till en riktigt bra och genomtänkt mall – ett verktyg som är anpassat till er verksamhet som underlättar skrivjobbet varje dag.

Svaren på mina frågor formar lösningen

För att göra bra mallar behöver jag veta en hel del. Jag ställer bland annat dessa frågor:

• Vad säger er grafiska profil om typsnitt, färger och layout?
• Vilka olika dokumenttyper använder ni: brev, rapporter, rutiner…
• Innehåller vissa mallar texter som alltid ska vara formulerade på ett särskilt sätt?
• Finns det innehåll som varierar från gång till gång, men som behöver upprepas flera gånger i dokumentet?

När jag lyssnar med ”mallöron” får jag ledtrådarna till vilka lösningar som kan vara aktuella. Jag kan visa exempel som ni kan testa och diskutera. Längre ner i texten hittar du länken till en demo.

Lagom många varianter

Att stöta och blöta behoven tillsammans gör att vi kan reda ut vilka mallvarianter ni behöver. Vi utgår från vad som är gemensamt och hittar lösningar som håller nere antalet.

Ett exempel: Om namnet på en avdelning eller enhet ska finnas med i alla rapporter så kan det ändå räcka med en rapportmall. I den bygger jag in ett fält där användaren fyller i eller väljer just sin avdelning/enhet.

Specifika mallar är nästa steg

De olika mallvarianterna blir grunden för det jag brukar kalla specifika mallar. Det är dokument med färdiga rubriker, texter och/eller textalternativ för en viss användning. Rapportmallen kan till exempel blir grunden för både en förstudie och en projektplan. Vissa kunder tar min hjälp även till detta, medan andra gör jobbet själva.

Använda mallen rätt

De flesta människor har faktiskt relativt grunda kunskaper i Word, även om de använder programmet varje dag. Att säkerställa kompetensen i Word är därför en viktig del av en mallsatsning.

Användarna måste känna till och kunna använda de Word-funktioner mallarna bygger på. Det spelar liksom ingen roll hur ”rätt” formatmallar det finns i mallen om användaren inte vet att och hur hen ska använda dem.

Jag rekommenderar alltid någon form av ”lansering” – ett tillfälle då man faktiskt visar och förklarar funktionerna. Som komplement gör jag till exempel hjälptexter, lathundar och instruktionsfilmer. Vi diskuterar bästa lösningen tillsammans.

Testa demon och hör av dig

Som sagt – jag har gjort en demo. Ladda ner och testa demon (Word-fil).

Vilka tankar väcker demon hos dig? Jag vill gärna ta del av just ditt/ert ”malläge” och visa ännu fler möjligheter och exempel.

Word-mallar må låta grått och tråkigt, men de kan vara vägen till verklig verksamhetsutveckling. Ett vardagsjobb som går smidigt frigör tid och kraft för det som känns roligare.

Hör av dig så pratar vi vidare!