Mallar och tillgänglighet

Home/Mallar och tillgänglighet

Tillgängliga dokument med rätt format

Med bra verktyg sparar du massor av tid och frustration, varje dag. Med rätt mallar och kunskap om hur de fungerar får du också tillgängligheten som bonus.

En mall kan vara allt från ett dokument med standardtext till en genomtänkt mall med anpassade formatmallar för exempelvis rubriker och brödtext. Och ibland finns en korrekt mall, men inte kunskapen att använda den på rätt sätt. 

Jag kan ge dig både verktyg och kunskap:

  • lättanvända mallar i Word med förinställda teman, styckeformat och med rätt grafisk profil
  • basmallar för olika slags dokument med färdiga språkliga formuleringar
  • formulär där användaren bara kan redigera vissa delar: elektroniska eller analoga blanketter och liknande. Jag kan också ge er råd om vilket format (Word, Excel, PDF) som är mest lämpligt för det aktuella tillfället.
  • kunskap om hur man använder mallar och Word i allmänhet.

Det är en aha-upplevelse för många att inse nyttan med bra mallar:

Spara tid och jobba smartare

Du formaterar snabbt och skapar en innehållsförteckning på ett kick. Om du behöver byta storlek på en rubriknivå slår det igenom i hela dokumentet.

Slipp fundera på layout och typsnitt 

Dokumenten ser lika ut och följer den grafiska profilen, vilket skapar förtroende. Någon har tänkt till på helheten med typsnittsstorlek, styckemellanrum och liknande. Därför slipper du tänka på det.

Dokumenten blir tillgängliga och sökbara

Med rätt formaterade dokument får du automatiskt  

  • korrekta taggar när du omvandlar till pdf. Då kan syntolkningsverktyg skilja på rubriker och brödtext
  • bättre sökbarhet – för sökmotorerna väger rubriker tyngre än brödtext 
  • möjlighet att skapa klickbara pdf-bokmärken, som underlättar för alla läsare
logotyper för Word, Powerpoint och Adobe Acrobat

Exempel på uppdrag

Ett kunskapslyft för vardagsverktygen

Södra Munksjön Utvecklings AB (SMUAB) hade redan mallar för både Word och Powerpoint. Jag granskade och justerade dem för att göra dem ännu mer lättanvända. Sedan sågs vi för en halvdagsutbildning. Vi gick igenom mallarna och hur de ska användas, vad som kan och får justeras och ändras, och hur man klistrar in text från andra dokument. Det gav ett kunskapslyft, men också givande diskussioner deltagarna emellan om skrivande och kommunikation.

Innan utbildningen tror jag att alla tänkte att de verkligen kunde Word och att använda mallar. Men faktum var att alla lärde sig nya saker och aha-upplevelserna var många.  Jag upplever att vi fick en fördjupad kunskap och nu använder mallarna på ett bättre, effektivare och mer korrekt sätt. Det uppstår ibland fortfarande frågetecken, men istället för att hitta på egna lösningar försöker vi idag göra rätt. Tack vare det fina samarbetet med Uttryckeriet har vi också ett bra bollplank och kan reda ut frågetecken snabbt.

Jenny Lagström, marknads- och kommunikationsansvarig, Södra Munksjön Utvecklings AB

SMUAB har stor kunskap och hög ambition inom  tillgänglighet. Jag samarbetar återkommande med kommunikatörerna för att säkerställa tillgängligheten i deras dokument. Det är mycket utvecklande, särskilt att diskutera och söka lösningar för ritningar och illustrationer, som ofta finns med som väsentliga delar.

Snyggt och smidigt med rätt mallar

I samband med att Jönköpings läns museum lanserade en ny grafisk profil fick Uttryckeriet uppdraget att göra mallar i Word och Powerpoint. Det blev ett nära samarbete med muséets kommunikatör och it-ansvarige. 

De nya mallarna innehåller rätt typsnitt, färger och logotyper enligt den grafiska profilen. I Powerpoint kan användaren väljare mellan flera layouter, beroende på vad som passar bäst för innehållet. I Word var första steget en tom mall med rätt grafik, som sedan använts som grund för att göra mallar för exempelvis för avtal, rapporter och projektbeskrivningar.

Det var ett lyft att vi verkligen gick igenom vilka mallar vi behövde och såg till att göra dem korrekta, både innehållsmässigt och utifrån den nya grafiska profilen. Vi använder nu de nya mallarna med glädje och upplever att vi fått ett professionellt verktyg för att skapa nya avtal, överenskommelser och andra arbetsdokument. Samarbetet med Uttryckeriet fungerade mycket bra och vi upplevde att Ulrika lyssnade in våra behov och hjälpte oss att formulera tydliga och begripliga texter samt lättanvända mallar. 

Liselotte Munther, enhetschef för dokumentation, samling och publik verksamhet

symboliska hus i blå toner och texten Södra Munksjöns Utvecklings AB
stiliserad byggnad roströd logotyp Jönköpings läns museum