Mallar och verktyg

Home/Mallar och verktyg

Tillgängliga dokument med rätt format

De allra flesta av oss använder Word till vardags. Många använder också mallar. Men kanske kan du spara tid genom att använda Word annorlunda och få tillgänglighet som bonus.

Många mallar har nämligen inte anpassade formatmallar för exempelvis rubriker och brödtext. Ibland har de det, men ingen har förklarat för användarna hur de används.

Det är en aha-upplevelse för många att inse vilken nytta man kan ha av just formatmallar. Poängerna är flera:

Du sparar tid och jobbar effektivare

Du formaterar snabbt och skapar en innehållsförteckning på ett kick. Om du behöver byta storlek på en rubriknivå slår det igenom i hela dokumentet.

Du förbättrar grafik och läsbarhet

Dokumenten ser lika ut och följer den grafiska profilen, vilket skapar förtroende. Någon har tänkt till på helheten med typsnittsstorlek, styckemellanrum och liknande. Därför slipper du tänka på det.

Dina dokument blir sökbara och tillgängliga

Innehållet i dina dokument blir rätt formaterat för att 

  • bli korrekta taggar i en pdf, så att syntolkningsverktyg kan skilja på rubriker och brödtext 
  • bli mer synligt vid sökning – rubriker väger tyngre än brödtext för sökmotorerna
  • göra pdf-bokmärken av rubrikerna, som underlättar för alla läsare

Jag hjälper till med verktyg och kunskap

  • lättanvända mallar i Word med förinställda teman, styckeformat och med rätt grafisk profil
  • basmallar för olika slags dokument med färdiga språkliga formuleringar
  • formulär där användaren bara kan redigera vissa delar: elektroniska eller analoga blanketter och liknande. Jag kan också ge er råd om vilket format (Word, Excel, PDF) som är mest lämpligt för det aktuella tillfället.
  • kunskap om hur man använder mallar och Word i allmänhet.

Ett uppdrag som förenklade

Snyggt och smidigt med rätt mallar

I samband med att Jönköpings läns museum lanserade sin nya grafiska profil fick Uttryckeriet uppdraget att göra mallar i Word och Powerpoint. Det blev ett nära samarbete med muséets kommunikatör och it-ansvarige. 

De nya mallarna innehåller rätt typsnitt, färger och logotyper enligt den grafiska profilen. I Powerpoint kan användaren väljare mellan flera layouter, beroende på vad som passar bäst för innehållet. I Word var första steget en tom mall med rätt grafik, som sedan använts som grund för att göra mallar för exempelvis för avtal, rapporter och projektbeskrivningar.

Det var ett lyft att vi verkligen gick igenom vilka mallar vi behövde och såg till att göra dem korrekta, både innehållsmässigt och utifrån den nya grafiska profilen. Vi använder nu de nya mallarna med glädje och upplever att vi fått ett professionellt verktyg för att skapa nya avtal, överenskommelser och andra arbetsdokument. Samarbetet med Uttryckeriet fungerade mycket bra och vi upplevde att Ulrika lyssnade in våra behov och hjälpte oss att formulera tydliga och begripliga texter samt lättanvända mallar. 

Liselotte Munther, enhetschef för dokumentation, samling och publik verksamhet

stiliserad byggnad roströd logotyp Jönköpings läns museum