Mallar – verktyg som förenklar

Bra verktyg sparar tid. Med bra mallar och kunskap blir tillgängligheten en ren bonus.

Ett dokument med några meningar standardtext är en slags mall. Men för att bli ett bra verktyg behöver det finnas en genomtänkt formatering, anpassade formatmallar för olika texttyper, som rubriker och brödtext, och kanske även ett sidhuvud som får titel och sidnummer att visas på alla sidor.

I vissa organisationer finns utmärkta mallar framtagna och tillgängliga för alla medarbetare, men som ändå inte används. Man kan ha missat steget att lansera dem och säkerställa medarbetarnas kunskaper i hur de ska användas.

Jag ger er rätt verktyg och kunskap

Jag bygger mallar i Word och Powerpoint med förinställda teman och format enligt er grafiska profil. I dialog med er analyserar jag behoven och hittar smidiga lösningar: smidiga formulär där användaren bara kan ändra vissa delar eller mallar med färdiga textdelar för de dokument ni gör ofta.

Jag hjälper er med utbildning och lansering när mallarna finns på plats. Det blir ett bra tillfälle att både repetera och lyfta kunskapsnivån i vardagsverktygen. Många människor är självlärda i vardagsprogrammen och löser problemen när de uppkommer. Med påfyllning av kunskapen blir jobbet både roligare och mer effektivt.

ulrika som superhjälte med symbolerna för Word-Powerpoint och Acrobat i handen
symboler: blå för Word, orange för Powerpoint, röd för Adobe Acrobat. Alla med varsin glödlampa.

Bra mallar gynnar alla

Spara tid och jobba smartare

Du formaterar snabbt och skapar en innehållsförteckning på ett kick. Om du behöver byta storlek på en rubriknivå slår det igenom i hela dokumentet.

Slipp fundera på layout och typsnitt

Dokumenten ser lika ut och följer den grafiska profilen, vilket skapar förtroende. Någon har tänkt till på helheten med typsnittsstorlek, styckemellanrum och liknande. Därför slipper du tänka på det.

Dokumenten blir tillgängliga och sökbara

Med rätt formaterade dokument får du automatiskt

  • korrekta taggar när du omvandlar till PDF. Då kan syntolkningsverktyg skilja på rubriker och brödtext.
  • bättre sökbarhet – för sökmotorerna väger rubriker tyngre än brödtext
  • möjlighet att skapa klickbara pdf-bokmärken, som underlättar för alla läsare

Kundcase: Mallar med genomtänkta funktioner

Kommunal utveckling, Region Jönköpings län, uppdaterade sin grafiska profil och behövde nya mallar i Word och Powerpoint:

Vi behövde nya mallar som följde tillgänglighetsdirektivet men som även innehöll smarta lösningar för att underlätta det vardagliga arbetet. Under hela framtagandet hade vi ett nära samarbete vilket gjorde arbetet roligt och vi fick vara delaktiga i processen. När mallarna var på plats hade vi en mycket uppskattad lansering på vårt APT där Ulrika gick igenom mallarna.

Ninna Ekstrand, kommunikationsansvarig

Alla nya mallar innehåller rätt typsnitt, färger och logotyper enligt den grafiska profilen. Men vi gjorde också några specialare:

Samma mall för mötets alla faser

I möteskallelsen skriver man in alla ärenden. För att göra en dagordning sparar man bara en kopia och ändrar beteckning till Dagordning i en rullgardinsmeny. På samma sätt skapar man grunden för minnesanteckningarna. Alla ärendepunkterna följer med!

Powerpoint som kan byta logga

Det finns flera verksamhetsområden med delvis olika logotyper. I Powerpoint-mallen byggde jag därför in flera parallella layoutuppsättningar med samma varianter på bildbakgrund. När användarna har en bild de vill använda med en annan logotypvariant växlar de bara till motsvarande bildbakgrund i rätt layoutuppsättningar. Rätt bakgrund hoppar då på plats.

Kundcase: Kompetenslyft vid mallansering

Jag fick i uppdrag att granska och justera Word- och Powerpoint-mallar åt Södra Munksjön Utvecklings AB (SMUAB) för att göra dem lättare att använda.

Vi samlade alla medarbetare under en halvdag och lanserade de nya mallarna: varför de finns, hur de ska användas, vad som kan och får justeras och ändras, och hur man klistrar in text från andra dokument.

Det gav ett kunskapslyft, men också givande diskussioner deltagarna emellan om skrivande och kommunikation.

Innan utbildningen tror jag att alla tänkte att de verkligen kunde Word och att använda mallar. Men faktum var att alla lärde sig nya saker och aha-upplevelserna var många.

Jag upplever att vi fick en fördjupad kunskap och nu använder mallarna på ett bättre, effektivare och mer korrekt sätt. Det uppstår ibland fortfarande frågetecken, men istället för att hitta på egna lösningar försöker vi idag göra rätt. Tack vare det fina samarbetet med Uttryckeriet har vi också ett bra bollplank och kan reda ut frågetecken snabbt.

Jenny Lagström, marknads- och kommunikationsansvarig, Södra Munksjön Utvecklings AB