Navigeringsfönstret ger dig koll

Du som hört mig prata om tillgänglighet, till exempel i en kurs på Moderskeppet, har inte kunnat undgå att höra mig hylla formatmallarna. Det är dessa:

Formatmallarna är grunden

Mitt enkla budskap är: Använd formatmallarna. Alldeles oavsett om du har krav på dig eller ambition att skapa ett tillgängligt dokument är de guld värda.

Allra viktigast är att använda formatmallar för rubriker. I och med att du själv anger hierarki för ditt dokument – vad som är Rubrik 1, Rubrik 2, Rubrik 3 och så vidare – så förstår Word strukturen. Det gör att du skapar en innehållsförteckning på bara ett par klick, men det gör också att ditt dokument blir tillgängligt om du till exempel vill publicera det i PDF-format.

Använd alltså formatmallarna för rubriker, ända från början. Du behöver inte ha en aning om vilket typsnitt, storlek eller färg de olika rubrikerna ska ha i ditt färdiga dokument.

Det gör nämligen att du genast kan ha nytta av att aktivera Navigeringsfönstret. Det gör du på fliken Visa:

När du klickar i den lilla rutan händer följande:

Till vänster om ditt dokument dyker strukturen för ditt dokument upp – alla texter som är formaterade som rubriker:

De ligger i hierarkisk ordning, så underliggande nivåer har ett litet indrag.

Navigeringsfönstret ger dig koll

Och nu till själva kärnan: allt detta blir både enkelt och möjligt med Navigeringsfönstret:

• Få överblick och navigera. Du ser vad du har och hur rubrikerna är formulerade. Du kan hoppa till en annan plats i dokumentet – utan att skrolla – genom att klicka på en rubrik i Navigeringsfönstret.
• Flytta stycken. Håll bara nere markören på en rubrik och dra den till en annan plats i Navigeringsfönstret, så flyttas hela innehållet under denna rubrik. Du slipper klippa, klistra och skrolla och minskar risken att tappa bort något på vägen.
• Kolla formateringen. Navigeringsfönstret är en förhandsvisning av innehållsförteckningen. Om det finns ”hål” i den eller om någon rubrik saknas, har du förmodligen formaterat fel i texten. Genom att rätta till det direkt undviker du fel både i innehållsförteckningen och i de taggar som gör dokumentet tillgängligt som PDF.

Ändra rubrikernas utseende när du vill

Egentligen kan du strunta i hur rubrikerna ser ut ända tills du är klar med ditt dokument. Men om du vill kan du när som helst under arbetet ställa om dem på ett sätt som stämmer ungefär med ditt önskade utseende. En god idé är att skapa mallar för sin organisation där både rubriker och brödtext automatiskt får de typsnitt som organisationen ska använda. Det kallas att göra ett tema. I en sådan mall kan det se ut så här:

När det inte finns bra grundmallar kan du själv ställa in utseendet på de olika formaten. Du kan också skapa nya formatmallar och dölja sådana du inte behöver.

Vill du lära dig mer?

Detta är ett exempel på en grundfunktion i Word som tyvärr är okänd för ganska många Word-användare.

Jag håller ofta föreläsningar, workshoppar eller coachar grupper och enskilda på just det som de upplever svårt och som de har nytta av att kunna. Det går utmärkt att göra även på distans!