Låt Powerpoint vara ditt stöd – inte tvärtom

Förra veckan hände det igen. Powerpoint fick skulden för tråkiga, otydliga och alltför långa muntliga presentationer. Men faktum kvarstår: som presentatör ansvarar du till fullo för både innehållsurval, utformning och framförande. Och alla digitala verktyg fungerar utmärkt för att göra dåliga presentationer.

En bra presentation gör du genom att planera ditt innehåll efter syfte, målgrupp och tillgänglig tid. Utöver det kan du skapa ett digitalt stöd, till exempel med hjälp av Powerpoint, Microsofts verktyg för just presentationer. Oavsett vilket verktyg du använder är det viktiga att du lär dig dess funktioner och att du gör ett stöd för lyssnaren, inte för dig själv.

Det tänk jag beskriver här kan tillämpas på alla typer av presentationer – till exempel på interna möten med medarbetare eller chefer, vid en konferens eller när du ska presentera ett förslag för en kund.

Skapa en mening som leder dig rätt

Att koka ihop det du ska presentera till en enda mening, en så kallad one-sentence-synopsis, är en utmärkt hjälp när du utformar din presentation.

En sådan mening kan till exempel se ut så här:

”Jag vill noggrant redovisa de tre olika förslagen på kontorsombyggnad samt dess för- och nackdelar för ledningsgruppen, så att de kan besluta.”

I en annan situation kan det se ut så här:

”Jag vill översiktligt presentera de tre olika förslagen på kontorsombyggnad för kollegorna och sammanfatta fördelar, nackdelar och kostnader”.

Som du ser rör det sig om samma ämne, men meningarna uttrycker olika syfte och målgrupp. Eftersom både syfte och målgrupp ska framgå blir meningen ibland lång, men det är okej. Den är till bara för dig, att vara ryggraden i din planering.

Notera att meningarna beskriver på vilken nivå du ska förmedla något. Därför kan du tidigt upptäcka om ditt syfte stämmer med den tid du bett om eller fått för presentationen. Om syftet och tiden inte stämmer måste något av dem ändras:

Att göra en noggrann presentation på bara fem minuter är möjligt, men då måste själva ämnet vara mycket, mycket ”smalt”. Det förutsätter att dina lyssnare har tillräckliga förkunskaper. Om du inte är säker på att de har det behöver du antingen göra en mer översiktlig presentation eller ha mer tid på dig

Lagom antal och lagom innehåll

Det som visas på bilderna behöver du också prata om, annars kan du förvirra lyssnarna. Däremot gäller inte det omvända. Du kan säga en hel del som inte behöver visas på Powerpoint-bilderna (så länge du inte visar något annat samtidigt…)

När jag har skapat ett utkast på presentation brukar jag dividera antalet bilder med den tid jag har på mig. Om snittiden per bild är mindre än en minut blir det en varningsklocka just för mig, eftersom många bilder innehåller textexempel. Din gräns kan vara annorlunda, men överväg hur ofta det är rimligt att kunna byta bild utan att lyssnarna blir åksjuka. Vissa bilder är bara mellanrubriker (mest för dig själv?) och då kanske det räcker med en muntlig övergång utan särskild bild.

Dessutom måste du kritiskt granska mängden innehåll på varje bild. Det finns två vanliga presentationsfällor att gå i:

• att göra Powerpoint-bilderna till ett talmanus som du läser högt ur
• att fokusera på att ”de som inte var på mötet ska få samma information som deltagarna”.

Detta är mina tips :

• Utgå från lyssnarna som är på plats och gör ett visuellt stöd till det du säger.
• Skapa ditt talmanus som anteckningar till varje bild och använd föredragshållarvyn när du presenterar.
• Använd animationer när det är hjälpsamt. Att klicka fram en punktlista punkt för punkt hjälper lyssnarna att fokusera och inte läsa i förväg.
• När du hållit presentationen: spara ner den, inklusive anteckningarna, som PDF. Då hamnar anteckningarna som kommentarer till varje bild.

Gör din presentation flexibel

Om du är en av flera talare kan tidsschemat förskjutas – din tid kan kortas av för att något strulat för någon annan. Det finns mycket att vinna på att vara flexibel. Förmodligen har din presentation olika delavsnitt, där vissa är viktigare att hinna med än andra?

I Powerpoint finns en fantastisk funktion som heter Sammanfattningszoom. Med den skapar du på bara någon minut en samlingsbild, en slags meny, för din presentation. Då kan du snabbt kunna förkorta och sammanfatta om tiden är knapp, istället för att i panik öka talhastigheten och börjar klicka förbi bilder. Samma funktion kan du använda för att göra en gemensam startbild för presentationer från flera talare.

Så här gör du:

Ta din plats i rampljuset

Att utforma det visuella stödet som stöd – istället för tvärtom – underlättar för att ta rollen som huvudperson. För att bli lyssnad på måste du våga ta den rollen även om det inte är din favoritsituation. Att lyssna på någon som ser ut att helst vilja vara någon annanstans kommer annars snabbt att blåsa bort lyssnarnas inspiration och uppmärksamhet.

De flesta av oss har upplevt obehag och nervositet inför presentationer. Övning är det oslagbart bästa sättet att minska den tröskeln. Förutom en god planering gäller alltså  ”fake it till you make it”, där A och O är att möta lyssnarna med blicken.

Följande knep har också hjälpt mig många gånger:

• Att byta några ord med någon av deltgarna innan jag ska ha huvudrollen. Några ord vid fikapausen eller med någon som är tidigt på plats i lokalen påminner mig om att alla lyssnare är individer och inte  en anonym grupp.
• Våga fånga upp den som ser frågande ut eller börjar prata med grannen: ”Lyckades jag förklara?” eller ”Hade du något att tillägga?”
• Fokusera på de deltagare som ser intresserade ut och verkar lyssna! Påminn dig om de gånger du själv varit trött eller tappat fokus utan att det haft med föreläsaren att göra!

Reflektera och förädla

Känn dig riktigt nöjd efter ett lyckat framförande! Men ägna gärna några minuter åt att fundera över varför det blev bra. Gör likadant de gånger det känns mindre lyckat, och fundera på vad du kan vässa till nästa gång. Men döm dig själv lagom hårt: Dina lyssnare vet ju inte exakt hur du hade tänkt göra eller vad du hade tänkt säga. Om de tyckte helheten var intressant har de med största sannolikhet fokuserat just på den.

Mer kunskap i din inbox?

Sådant här skriver jag om i mina nyhetsbrev, som jag skickar ut ungefär en gång i månaden. Där delar jag med mig om tips för skrivande och smarta kontorsverktyg, och ibland också med några glimtar från uppdrag jag jobbar med.

Välkommen som prenumerant!