
Att skriva kort och koncist – en utmaning för många. Här får du ta del av min steg-för-steg-metod för att skriva precis lagom långt.
Nyligen ställde jag följande fråga på LinkedIn:
Resultatet är långt ifrån statistiskt säkerställt, men som du ser valde närmare 60 % alternativet ”Att skriva kort och koncist”.
Mitt tips är att fokusera på koncist, snarare än på kort. Även en mycket kort text kan nämligen kännas alldeles för lång. Det upplever jag när jag söker information och får läsa korta texter som bara skummar på ytan. Rubriken väcker förväntan, men jag hittar inte det jag söker. Länken Läs mer leder mig dessutom tillbaka till sidor jag redan besökt.
De gånger jag upplever ett sammanhang och en känsla av att vara på rätt väg läser jag däremot gärna vidare.
Nyckeln till att skapa en sådan text är att ta det stegvis och medvetet fokusera på syfte och målgrupp. Dessa två styr både innehåll och språk och avgör när texten är lagom lång.
När du har ett utkast av din text – antingen det är ett mejl eller en längre text – kan du följa dessa steg:
1. Gallra innehållet
Läs texten med stöd av följande frågor:
- Leder innehållet framåt, mot det du vill att läsaren ska veta-känna-göra?
- Finns det hela stycken med text där du kommer ifrån ämnet?
- Finns det luckor? Det är lätt att glömma det som är självklart för dig, men som läsaren behöver för att få sammanhang.
Du kan behöva gallra innehållet i flera steg. Granska de innehållsdelar som ska vara kvar med samma ögon, men på alltmer detaljerad nivå.
2. Kolla rösten och läsbarheten
När innehållet är det rätta är det dags att vända blicken mot språket. Läs igen – med din läsares perspektiv och med ditt syfte som filter. Hur ”låter” den, och hur lätt är det att hänga med?
Ofta kan du förenkla och förtydliga genom att korta ner meningar. Långa meningar kan vinna på att delas upp, ibland räcker det att gallra språket:
Före
I redovisningen ingår beräkningar dels för att redovisa tidsåtgången för att veta hur lång tid olika moment har tagit, men också för att veta vilken beställare som ska betala olika delar av kostnaden.
Efter
Vi redovisar tidsåtgången för olika moment och fördelar kostnaden på samtliga beställare.
3. Finputsa på ordnivå
I nästa steg läser du texten ännu en gång med fokus på orden. Håll utkik efter onödiga upprepningar och typiska småord som helt enkelt kan strykas. Själv kan jag alltid radera flera ”ju” i mina texter.
4. Ett varv till?
Att gallra innehåll och språk var för sig underlättar för att hålla fokus. Men ibland kan du behöva backa tillbaka i processen, särskilt när du behöver minska textmassan ordentligt.
I den här meningen gallrar jag först språket:
Före
Vi har ju fått över 100 ansökningar till jobbet och har gått igenom alla ansökningarna noga. Det finns bara tre kandidater som har den utbildning inom logistik som vi har ställt krav på.
Efter språkgallring
Vi har fått över 100 ansökningar och har gått igenom dem noga. Endast tre kandidater har den logistikutbildning som krävs.
Men jag upptäcker också en möjlighet att gallra innehållet ytterligare; kanske kan man utgå ifrån att ansökningarna granskats noga utan att det står med?
Efter innehållsgallring
Bland 100 sökande har bara tre kandidater den logistikutbildning som krävs.
Det lönar sig
Att bearbeta text tar tid – men ju mer du övar, desto fortare går det. Förmodligen blir texten betydligt kortare, men det viktiga är att den får rätt innehåll, direkt språk och tydligt sammanhang.
Så här års ligger det nära till hands att dra en parallell med grönsakslandet:
När du gallrar och ta bort ogräset ger du dina plantor utrymme att växa och ge god skörd. På samma sätt blir din lagom långa text lätt att läsa och förstå – då når ditt budskap lättare fram.
PS: Vill du följa hur den här artikeln blev till?
Jag sparade ner ett antal versioner av den under resans gång. Du hittar alla stegen från utkast till färdig artikel här (PDF, 270 kB)
Vill du läsa mer om text?
Den här texten kommer från ett av mina nyhetsbrev. Det kan trilla ner även i din mejlbox någon gång i månaden om du vill.