När klarspråk blir verksamhetsutveckling

texten "klarspråk på jobbet" omgiven av pratbubblor med låtsade citat: nyttig reflektion, lättare att förstå, bättre service med mera.

Habo kommun har ett starkt näringsliv – och det är ingen slump. Kommunen rankades 2020 till den kommun i Jönköpings län som har bäst företagsklimat. Att klarspråk är en viktig del av bemötandet är självklart, vilket gör att jag får nu nöjet att möta flera av kommunens tjänstemän för kompetensutveckling.

För oss på Habo kommun är tillgänglighet något vi ständigt har med oss i arbetet. Enkelhet och ett tydligt budskap i skrift är viktigt.  

Så säger Monika Raske, näringslivsansvarig, som är den som håller i trådarna för klarspråkssatsningen:

– Vi bestämde oss för att börja i pilotskala med miljö- och bygghandläggarna, eftersom många skrivelser och beslut skickas ut från dessa förvaltningar. De är båda myndigheter och möter många av kommunens företagare. Dessutom deltar våra kommunikatörer och nämndsekreterare som har övergripande stödfunktioner. Nu har vi också kopplat på vår upphandlingsfunktion, för att se om vi kan förenkla kommunens anbudsunderlag. Det är ett viktigt arbete: förenkling och rättssäkerhet. 
 
Först en gemensam introduktion
Vid ett inledande gemensamt seminarium fick alla lära känna begreppet klarspråk och hur man medvetet kan granska och bearbeta sina egna och andras texter. Med exempel från deltagarnas verksamheter visade jag verktyg och tillvägagångssätt för att bearbeta texten ett steg i taget. 
 
Workshoppar på egna texter
En tid efter introduktionen ses vi nu i mindre grupper. Först ut var bygglovsenheten med texter om bygglov och obligatorisk ventilationskontroll. Jag visade på olika möjligheter att förenkla dispositionen och språket, men också tilltalet, rösten i texten.
 
Josef el Masry´, som är bygglovsingenjör, berättade att han mött synpunkter på kommunens språk: 

– En del personer upplever tonen i våra utskick som byråkratisk och negativ, till exempel då vi påminner om den obligatoriska ventilationskontrollen. Det var mycket värdefullt att få tillfälle att fokusera på hur vi formulerar oss och hur mycket det går att påverka genom sitt val av språk.
 
Verksamhetsutveckling av bara farten
I ett bygglovsbeslut spelar själva ansökan huvudrollen, nämnden motiverar sin bedömning utifrån gällande bestämmelser. För en sådan text finns därmed formella krav som ska uppfyllas. Men texten innehöll också viktiga uppmaningar och information till den sökande inför själva byggnationen. I denna del av texten blev tilltalet ett helt annat, vilket gav en otydlighet. Emilia Svenningsson, bygglovschef, berättar hur analysen av texten fick dem att se sin text med nya ögon och fundera över sitt arbetssätt:

– Otydligheten i texten ledde till idén att skapa ett följebrev direkt riktat till den sökande. Då kan beslutet bifogas som bilaga och kortas ner betydligt. 
 
Emilia berättar att bygglovsenheten nu kommer att ta med sig klarspråkskunskaperna som ett verktyg när de se över sina mallar: 
 
– Språket är en mycket viktig del på vägen mot vårt mål: att erbjuda en enkel och tillgänglig service. 
 
Monika Raske gläds över det stora engagemanget och den breda satsningen som en framgångsfaktor: 

– Det är så roligt att vi fått igång detta. Ju fler vi blir, desto större blir medvetenheten och vi kan stötta varandra. Med Uttryckeriets hjälp kan vi bli mer tillgängliga med hjälp av språket.

Vill du ha mitt nyhetsbrev?

Ungefär en gång i månaden skickar jag ett nyhetsbrev med tips om skrivande och lite inblick i de uppdrag jag jobbar med. 

Välkommen som prenumerant!