Tre tips för dina vardagstexter

röd hjärtformad kaffekopp i snö.

Många gånger ansvarar en kommunikationsansvarig för den text som finns i ett företags trycksaker och på webben. Men företaget kommunicerar ju mycket mer än så.

Med vardagstexter menar jag allt det andra – till exempel alla de jobbmejl vi skriver varje dag till både kollegor, kunder och andra kontakter.

Syftet med en vardagstext kan vara att sälja. Men det kan också vara att informera, förklara, engagera, inspirera, motivera, visa medkänsla, instruera och göra människor delaktiga. Hur som helst vill du som skriver nå fram med ditt budskap.

Att inte nå fram med sitt budskap kan få en hel del konsekvenser, både ekonomiskt och förtroendemässigt: det kan bli kaos i kundtjänst av ett otydligt utskick och företagets varumärke kan naggas rejält i kanten. Internt kan du förlora medarbetarnas förtroende och skapa osämja i arbetsgruppen.

Undvik det genom att hjälpa din läsare att få och behålla fokus, förståelse och förtroende. När du skrivit ner det du (tror att du) ska ha med i din text, följ dessa steg:

1. Skapa struktur

Läs igenom och fokusera på innehållet. Håll ihop det som hör ihop och stuva om, så att ordningen blir logisk. Använd gärna underrubriker. Kanske passar en punktlista? Sätt också en tydlig ämnesrubrik på mejlet. 

2. Granska tonaliteten

Granska kritiskt hur du “låter” i texten, och ta ställning till om du vill låta just så. Speglar texten att du var stressad när du skrev? Det tjänar du sällan på. Du kan vara bestämd utan att låta otrevlig, se mellanläget här:

3. Gallra onödiga ord

Många ger rådet att “skriva som du pratar”. Det är en sanning med modifikation. Mitt råd är att använda skriftspråk när du skriver, men undvik att skala bort alltför mycket. Här kan du se samma budskap i tre varianter, från överlastat (talspråk) till naket (avskalat). Jag föredrar mellanläget:

Detta är tre ganska snabba tips att kolla sin text innan man skickar iväg den. Ju mer du jobbar med text, desto lättare kommer du att se förbättringsmöjligheter och lära dig mer!

Läge för en workshop om text?

Under året har jag lett flera workshoppar då vi jobbat tillsammans med deltagarnas texter. Det är ofta en ögonöppnare, både när det gäller förbättringsmöjligheter och när det gäller värdet av att prata om och arbeta tillsammans. Jag berättar gärna mer och diskuterar rätt upplägg för din arbetsplats!

Den här texten kommer från ett av mina nyhetsbrev. Jag skickar ut ett sådant brev ungefär en gång i månaden med tips om skrivande och lite inblick i de uppdrag jag jobbar med. 

Välkommen som prenumerant!