Snyggt och smidigt med rätt mallar på muséet

stiliserad byggnad roströd logotyp Jönköpings läns museum

Under 2017 tog Jönköpings läns museum fram en ny grafisk profil. Uttryckeriet fick då uppdraget att göra mallar i Word och Powerpoint. I två steg skapade vi tillsammans lättanvända verktyg som alla medarbetare känner till och kan använda.

I Powerpoint behövdes en grundmall med ett begränsat antal layouter för olika slags innehåll. I alla layouter finns rätt typsnitt, färger och logotyper, men de erbjuder olika bakgrundsfärg, bild- och textplacering. Användaren väljer det som passar bäst till innehållet den vill lägga in. Inget är låst, men det som skapas automatiskt är det som stämmer med den grafiska profilen.

I Word arbetade vi i flera steg, där första steget var enklast möjliga “tomma” Word-mall, även den med rätt typsnitt, rubriknivåer och rätt färgskala. Det finns sidfot och sidhuvud med logotypen rätt placerad.

Vi lanserade dessa två mallar för all personal genom en kort introduktion, då vi visade var mallarna fanns och hur de används. Dessutom gjorde vi en enkel skriftlig lathund med motsvarande innehåll.

Steg 2 – en genomtänkt uppsättning mallar för utställningsverksamheten

En tid senare fick jag uppdraget av utställningsverksamheten att göra ett antal specifika dokumentmallar utifrån grundmallen i Word. Enheten hade då sett över vilka mallar som fanns och valt ut dem som verkligen användes. 

Sammanlagt gjorde jag ett tiotal specifika mallar för bland annat avtal, rapporter och projektbeskrivningar, i vissa fall både i svensk och engelsk version. Alla utgick från grundmallen, men innehöll dessutom färdiga, kvalitetssäkrade texter och ibland valbara alternativ och formulärfält.

Så här berättar Liselotte Munther, enhetschef för dokumentation, samling och publik verksamhet, om vårt gemensamma arbete:

Förut fick vi använda olika hemmasnickrade dokument,  vilket skapade frustation när vi använde dem och de såg inte heller professionella ut. Det var ett lyft att vi verkligen gick igenom vilka mallar vi behövde och såg till att göra dem korrekta, både innehållsmässigt och utifrån den nya grafiska profilen.

Samarbetet med Uttryckeriet fungerade mycket bra och vi upplevde att Ulrika lyssnade in våra behov och hjälpte oss att formulera tydliga och begripliga texter samt lättanvända mallar. Vi använder nu de nya mallarna med glädje och upplever att vi fått ett professionellt verktyg för att skapa nya avtal, överenskommelser och andra arbetsdokument.