Meningen med mallar

Det låter nästan filosofiskt. Genomtänkta och välgjorda mallar gynnar faktiskt alla:
Som skribent sparar du tid och frustration. Eftersom dina texter blir tillgängliga förenklar du för läsaren. Det gör att du når fler läsare.

Spara som… är också ett slags mall

Jag gissar att du ofta plockar fram ett dokument från tidigare när du ska skriva en text. Ofta är vissa formuleringar desamma från gång på gång och du behöver inte uppfinna hjulet igen. Det sparar tid och frustration. För många betyder ordet “mall” just att någonstans lagra de texter många olika personer använder.

En bra mall har anpassade formatmallar

Men hur är det med de olika textformaten i ditt dokument? Vilka formatmallar finns i toppmenyn? Sitter du och formaterar texten manuellt för att slippa ifrån Office standard – blå rubriker i typsnittet Calibri? Kanske tycker du bara att texten “hoppar omkring” när du pekar på de olika formatmallarna.

Det är vanligare än man tror att man begränsar sig att göra mallar med vissa formuleringar. Man har inte kompetens och/eller resurser att skapa Word-mallar med textformat som stämmer med organisationens egen profil.

Jag ska visa skillnaden:
Så här ser det ut i Uttryckeriets enkla brevmall, med färdiga formatmallar i rätt typsnitt och storlek:

När jag skriver brev skriver jag i formatet Normal. Allt eftersom markerar jag det som ska vara rubriker och klickar på rätt formatmall. Jag slipper fundera på typsnitt, mellanrum eller indrag mellan styckena – det ligger fast i mallen. Ännu större är vinsten förstås när man gör längre dokument än ett brev och använder flera rubriknivåer.

Hur hänger mallar och tillgänglighet ihop?

Mallar innebär tillgänglighet på flera sätt :

  • Om ditt dokument blir så långt att det behöver en innehålls­förteckning, så skapar du den på ett kick om du har formaterat rätt.
  • Oavsett om dokumentet har en synlig innehålls­förteckning, så kommer rätt formaterade rubriker att kännas igen både av sök­motorer och av uppläsnings­verktyg om det publiceras på webben. Rubrikerna kan lätt bli synliga bokmärken (som en meny i vänsterkanten) som hjälper användaren att navigera i ett längre dokument.

En framgångsrik investering kräver lansering 

Jag kan skapa korrekta och lättanvända mallar både i Word och PowerPoint. Det kommer att minska frustrationen, spara tid och få dokument och presentationer att se enhetliga ut.

Men jag kommer också att påminna om den viktiga lanseringen. Vanor sitter djupt. Utan information och introduktion till ett annorlunda arbetssätt är risken stor att användarna fortsätter att handformatera sina texter – och då har ni kastat pengar i sjön!